Analiza i doskonalenie procesów organizacyjnych
I ) Identyfikacja procesów
– początkowym etapem zarządzania procesami jest
identyfikacja procesów, która powinna odpowiadać na pytanie, które procesy są
niezbędne w organizacji, aby Klienci otrzymali oczekiwane świadczenie
Analiza i
projektowanie procesów ma na celu uzyskanie optymalnej efektywności
realizowanych zadań przez organizację. Tworzenie wartości dodanej spowoduje, że
to co stanowi efekt procesu będzie bardziej skuteczne.
II) Analiza procesu
1)
co ma dać ten proces?
2)
Co powoduje, że odbiorca jest zadowolony z efektów
procesu
3)
Jaki jest koszt procesu
4)
Jakie istnieją rozwiązania alternatywne
Dalsza analiza
przeprowadzania jest w perspektywie:
-
zasadności istnienia poszczególnych działań
-
uczestnictwa poszczególnych osób lub komórek
organizacyjnych
-
poziomu jakości trwania procesu
-
koordynacja niezbędnych dla procesów działań, które
mają być realizowane równolegle
-
umiejscowienia decyzji kontroli dotyczących
poszczególnych elementów procesów
III) Modelowanie procesów organizacyjnych
Istota
modelowania procesów:
-
zrozumieć procesy w przedsiębiorstwie
-
rozpoznać niezbędne dla ich realizacji zasoby
-
modelować od nowa
Modelowanie
procesu w szerszym ujęciu – wszelkie działania prowadzące do zbudowania modelu
procesu oraz dodatkowe czynności, wdrożenie, kontrolowanie.
Model procesu –
schemat blokowy procesu, pokazuje wszystkie czynności, w jakiej kolejności są
wykonywane.
Modelowanie
procesu w węższym ujęciu – sprowadza się do tworzenia mapy procesu
Cele modelowania
-
personalizacja procesu – przypisanie konkretnej osobie
odpowiedzialności
-
określenie potrzeb kierowniczych – dla skomplikowanych
projektów
-
lokalizacja decyzji
-
koordynacja działań
-
wielowariantowość – jedno zadanie wykonane na wiele
sposobów
-
uproszczenie kontroli
- w odpowiednim miejscu i czasie
Diagnoza i modelowanie procesu:
-
wyznaczanie procesów głównych (podstawowych)
-
określenie subprocesów i procesów podstawowych
-
wskazanie na kluczowe procesy z punktu widzenia celu
realizacji z punktu widzenia interesariuszy ( osoby wywierające wpływ na
funkcjonowanie firmy bądź też są uzależnione od decyzji podejmowanych przez
firmie)
-
opracowanie graficzne – mapowanie procesu
-
przeprowadzenie analizy, diagnozy i modelowanie
kluczowych procesów
Doskonalenie procesu
Polega na ciągłej
analizie i ocenie przebiegu procesu oraz realizacji ustalonych dla niego celów
, z wykorzystaniem wszelkich źródeł informacji, a w efekcie do podejmowania
decyzji mających na celu usprawnienie pewnego procesu.
Istota polega
na stałym poszukiwaniu możliwości usprawnienia procesów, z zachowaniem
założonej metodologii rozwiązywania problemów z wykorzystaniem doświadczeń
wynikających z popełnionych błędów.
-
uproszczenie przebiegu procesu, eliminacja działań
jałowych
-
stworzenie nowych procedur, zmiana odpowiedzialności
pracowników
-
zmiana sposobu pracy, zautomatyzowanie niektórych
czynności, maksymalne wykorzystanie posiadanego sprzętu
-
wprowadzenie systemu wspierającego elektroniczny obieg
dokumentów
Wyróżnia się
dwa zasadnicze podejścia do doskonalenia procesów:
1)
Rewolucyjna – prowadzi do zmiany i udoskonalenia
istniejących procesów lub do wdrożenia nowych procesów (radykalny, przełomowy)
Algorytm
postępowania w podejmowaniu i wdrażaniu działań doskonalących
1)
Określenie przyczyn wystąpienia nieprawidłowości w
procesach działania
2)
Analiza stanu bieżącego – diagnoza stanu istniejącego
3)
Określenie zbioru możliwych rozwiązań
4) Ocena skuteczności działań doskonalących rolety podtynkowe
MODELE CIĄGŁEGO DOSKONALENIA PROCESÓW
- Model PDCA
– koło Deminga (usprawnienie jakości)
Zasada
doskonalenia procesu – koło Deminga – zakłada, iż na początku planujemy jakieś
udoskonalenie, potem je testujemy na małą skalę i jeśli to rozwiązanie działa
to wprowadzamy. Model obejmuje cztery obszary
Act
Plan
Check
Do
Act – podejmuj
działania dotyczące ciągłego doskonalenia procesu
Plan – planuj (
ustal cele i procesy niezbędne do zapewnienia wyników zgodnych z wymaganiami –
Klienta i polityką organizacji)
Check –
monitoruj i mierz procesy
Do – wdróż
procesy wykorzystując dostępne procesy
- Model
DMAIC
- Model ŁAŃCUCHA WARTOŚCI
Koncepcja łańcucha wartości przedstawia działalność
przedsiębiorstwa jako ciąg powiązanych czynności w logiczną całość, podejmowany
w czasie wytwarzania wyrobu finalnego lub usługi, przedstawiających wartość dla
Klienta. Wartość dodana to wartość jakiej oczekuje Klient i za jaką zapłaci
stosowną cenę.
Fajnie wszystko rozpisane, tak podręcznikowo. Dzięki za ten wpis. W razie różnych wątpliwości procesowych to radca prawny trójmiasto jak coś mi pomaga.
OdpowiedzUsuńU mnie w firmie za całe zarządzanie odpowiedzialne jest oprogramowanie https://www.sente.pl/rozwiazania-i-uslugi/teneum/. Wszystkie dane znajdują się w jednym miejscu, każdy pracownik ma do nich dostęp i wszystkie niezbędne operacje wykonywane są właśnie w tym systemie. Polecam każdemu, kto jeszcze się waha. Niesamowicie ułatwia pracę.
OdpowiedzUsuńJa właśnie mam plan, żeby otworzyć swoją firmę. Już planuję jak ma wyglądać magazyn. Znalazłam świetną firmę, która się tym zajmuje http://nedcon.pl/produkty/antresole-i-podesty-robocze/ i staram się już planować jak to wszystko będzie wyglądało. Mam nadzieję, że do końca roku uda się już część skończyć.
OdpowiedzUsuńDobrze opisane.
OdpowiedzUsuńosobiście dodałabym jeszczcze raportowanie. Proces owszem ale trzeba to jeszcze uporządkować i mieć wgląd w to co się dzieje. Od momentu wprowadzenia oprogramowania od senta nam zaczęło iść znacznie łatwiej.
OdpowiedzUsuńProcesy i standardyzacja to podstawa:) BEz tego zwyczajnie sie nie uda. Podstawa kazdego przedsiebiorstwa. tak samo jak marketing, rozwoj pracowników. Swoja droga jak ktos zaklada firme to polecam sprawdzic https://spolka.org/spolki-na-sprzedaz/ naprawde ulatwia start
OdpowiedzUsuń