Analiza i doskonalenie procesów organizacyjnych - Łańcuch wartości, DMAIC, PDCA,

Analiza i doskonalenie procesów organizacyjnych

I ) Identyfikacja procesów 

– początkowym etapem zarządzania procesami jest identyfikacja procesów, która powinna odpowiadać na pytanie, które procesy są niezbędne w organizacji, aby Klienci otrzymali oczekiwane świadczenie

Analiza i projektowanie procesów ma na celu uzyskanie optymalnej efektywności realizowanych zadań przez organizację. Tworzenie wartości dodanej spowoduje, że to co stanowi efekt procesu będzie bardziej skuteczne.

II) Analiza procesu

1)     co ma dać ten proces?

2)     Co powoduje, że odbiorca jest zadowolony z efektów procesu

3)     Jaki jest koszt procesu

4)     Jakie istnieją rozwiązania alternatywne

Dalsza analiza przeprowadzania jest w perspektywie:

-        zasadności istnienia poszczególnych działań

-        uczestnictwa poszczególnych osób lub komórek organizacyjnych

-        poziomu jakości trwania procesu

-        koordynacja niezbędnych dla procesów działań, które mają być realizowane równolegle

-        umiejscowienia decyzji kontroli dotyczących poszczególnych elementów procesów

III) Modelowanie procesów organizacyjnych

Istota modelowania procesów:

-        zrozumieć procesy w przedsiębiorstwie

-        rozpoznać niezbędne dla ich realizacji zasoby

-        modelować od nowa

Modelowanie procesu w szerszym ujęciu – wszelkie działania prowadzące do zbudowania modelu procesu oraz dodatkowe czynności, wdrożenie, kontrolowanie.

Model procesu – schemat blokowy procesu, pokazuje wszystkie czynności, w jakiej kolejności są wykonywane.

Modelowanie procesu w węższym ujęciu – sprowadza się do tworzenia mapy procesu

Cele modelowania

-        personalizacja procesu – przypisanie konkretnej osobie odpowiedzialności

-        określenie potrzeb kierowniczych – dla skomplikowanych projektów

-        lokalizacja decyzji

-        koordynacja działań

-        wielowariantowość – jedno zadanie wykonane na wiele sposobów

-        uproszczenie kontroli  - w odpowiednim miejscu i czasie

Diagnoza i modelowanie procesu:

-        wyznaczanie procesów głównych (podstawowych)

-        określenie subprocesów i procesów podstawowych

-        wskazanie na kluczowe procesy z punktu widzenia celu realizacji z punktu widzenia interesariuszy ( osoby wywierające wpływ na funkcjonowanie firmy bądź też są uzależnione od decyzji podejmowanych przez firmie)

-        opracowanie graficzne – mapowanie procesu 

      silniki asa https://www.wolny.org.pl/Rolety-lodz/blog/silniki-asa.html

-        przeprowadzenie analizy, diagnozy i modelowanie kluczowych procesów

 Doskonalenie procesu 

Polega na ciągłej analizie i ocenie przebiegu procesu oraz realizacji ustalonych dla niego celów , z wykorzystaniem wszelkich źródeł informacji, a w efekcie do podejmowania decyzji mających na celu usprawnienie pewnego procesu.

Istota polega na stałym poszukiwaniu możliwości usprawnienia procesów, z zachowaniem założonej metodologii rozwiązywania problemów z wykorzystaniem doświadczeń wynikających z popełnionych błędów.

-        uproszczenie przebiegu procesu, eliminacja działań jałowych

-        stworzenie nowych procedur, zmiana odpowiedzialności pracowników

-        zmiana sposobu pracy, zautomatyzowanie niektórych czynności, maksymalne wykorzystanie posiadanego sprzętu

-        wprowadzenie systemu wspierającego elektroniczny obieg dokumentów

Wyróżnia się dwa zasadnicze podejścia do doskonalenia procesów:

1)     Rewolucyjna – prowadzi do zmiany i udoskonalenia istniejących procesów lub do wdrożenia nowych procesów (radykalny, przełomowy)

2)     Ewolucyjna – metoda małych kroków rolety zewnętrzne Łódź https://www.wolny.org.pl/

Algorytm postępowania w podejmowaniu i wdrażaniu działań doskonalących

1)     Określenie przyczyn wystąpienia nieprawidłowości w procesach działania

2)     Analiza stanu bieżącego – diagnoza stanu istniejącego

3)     Określenie zbioru możliwych rozwiązań

4)    Ocena skuteczności działań doskonalących rolety podtynkowe

 https://www.wolny.org.pl/Rolety-lodz/Rolety-zewnetrzne-podtynkowe.html

MODELE CIĄGŁEGO DOSKONALENIA PROCESÓW

- Model PDCA – koło Deminga (usprawnienie jakości)

Zasada doskonalenia procesu – koło Deminga – zakłada, iż na początku planujemy jakieś udoskonalenie, potem je testujemy na małą skalę i jeśli to rozwiązanie działa to wprowadzamy. Model obejmuje cztery obszary

            Act                                                             Plan

     

            Check                                                           Do

Act – podejmuj działania dotyczące ciągłego doskonalenia procesu

Plan – planuj ( ustal cele i procesy niezbędne do zapewnienia wyników zgodnych z wymaganiami – Klienta i polityką organizacji)

Check – monitoruj i mierz procesy

Do – wdróż procesy wykorzystując dostępne procesy

- Model DMAIC

- Model ŁAŃCUCHA WARTOŚCI

Koncepcja łańcucha wartości przedstawia działalność przedsiębiorstwa jako ciąg powiązanych czynności w logiczną całość, podejmowany w czasie wytwarzania wyrobu finalnego lub usługi, przedstawiających wartość dla Klienta. Wartość dodana to wartość jakiej oczekuje Klient i za jaką zapłaci stosowną cenę.